29. Mai 2013

6 ultimative Tipps um Besprechungen effizient zu gestalten!

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Jeder hat diese Situation bereits erlebt: Eigentlich müsste man in der wichtigen Besprechung schnell zu einer Entscheidung kommen, schlechte Organisation und mangelnde Moderation sprechen aber dagegen. Dabei ist es erstaunlich einfach, eine Besprechung wirklich effektiv zu gestalten. Wir haben Ihnen in diesem Blogbeitrag einmal unsere sechs ultimativen Tipps zusammengefasst, mit denen Sie in Zukunft immer zu überzeugenden Resultaten kommen werden.

Mit unseren Tipps zum Erfolg!

Tipp 1 – Organisation ist alles, auch für Ihre Besprechung!

Eine gute Vorbereitung ist in allen Bereichen des Geschäftslebens unersetzlich, so auch für eine effektive Besprechung. Dabei stehen die ersten Schritte mitunter recht frühzeitig an, denn die Teilnehmer der Besprechung müssen genug Vorlauf für Ihr Terminmanagement erhalten. Mit Hilfe der Einladung sollten Zeit, Ort, Thema und Ziel kommuniziert werden. Natürlich muss auch ein passender Besprechungsraum inklusive Technik und Catering reserviert werden. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen über keine eigenen Besprechungsräume verfügen, helfen Dienstleister wie Excellent Business Center Ihnen gerne aus. An 22 Standorten bieten wir Ihnen über 100 Besprechungsräume, die Sie kinderleicht über unser Online-Buchungstool reservieren können.
Kurz vor der eigentlichen Besprechung steht dann noch die Vorbereitung des Besprechungsraumes selbst und der wichtige Technik-Check an. In externen Tagungsäumen, wie z.B. unserem Conference Center im Berliner Hauptbahnhof, übernehmen diese Tätigkeiten auch gerne die kompetenten Servicemitarbeiter.

Tipp 2 – Agenda und Zeitplan für Ihre Besprechung

Ungemein wichtig ist es für alle Beteiligten, frühzeitig über das Thema der Besprechung im Bilde zu sein. Das gilt insbesondere, wenn einzelne Teilnehmer einen inhaltlichen Beitrag zu der Besprechung leisten müssen. Natürlich müssen auch alle Anwesenden frühzeitig wissen, was denn das erstrebte Ziel der Veranstaltung ist und wie dieses erreicht werden soll (z.B. durch eine Aufteilung in Projektgruppen).

Tipp 3 – Regeln: Störungen in Besprechungen vermeiden!

Handyklingeln, Getränkemangel und dauerndes ,Dazwischenreden‘ können eine Besprechung empfindlich stören. Um dieses abzuwenden, sollten den Teilnehmern frühzeitig, spätestens jedoch zu Beginn der Besprechung einige Regeln mitgegeben werden. Dazu zählt die Nutzung der mobilen Kommunikationsgeräte ebenso wie der höfliche Umgang untereinander und eine Pausenreglung. Letztlich sollte, damit die Ergebnisse für die Nachwelt erhalten bleiben, auch ein Protokollführer bestimmt werden.
Zu Beginn geben der oder die Moderatoren dann noch eine Einführung in das Thema und verkünden die Ziele, und schon kann die effektive Besprechung beginnen.

Tipp 4 – Die Qual der Wahl: Wie moderiere ich effektiv?

Der Person des Moderators kommt eine entscheidende Bedeutung zu. Um die Besprechung effektiv zu gestalten, stehen Ihnen als solcher verschiedene Moderationstechniken zur Verfügung. Dieses sind strukturierte Fragen an die Teilnehmer, Brainstorming für möglichst viele Ideen und das Nutzen von Pro- und Kontratafeln für die Gedankensammlung. Im kreativen Durcheinander sollte der Moderator immer der sein, der mit klarem Kopf die zeitliche Agenda im Blick behält und gegebenenfalls lenkend eingreift.

Tipp 5 – Wir kommen zum Ende: Die Ergebnisse!

Haben Sie diese Tipps zur effektiven Gestaltung Ihrer Besprechung beherzigt, so gelangen Sie gemäß Ihres Zeitplanes an das Ende der erfolgreichen Besprechung. Nun werden gemeinsam die Entscheidungen und Maßnahmen, die getroffen wurden, festgehalten. Dieses sollte unbedingt durch den Protokollanten in schriftlicher Form erfolgen. Ein Ausblick in die Zukunft kann auch nicht schaden, vielleicht zeichnen sich schon Folgeveranstaltung am Horizont ab.

Tipp 6 – Ruhe kehrt ein: Die Nachbereitung Ihrer Besprechung

Auch hier gilt der Grundsatz, dass ein wenig Höflichkeit nie schadet. Senden Sie also im Zuge des Aussandes das Protokolls ruhig ein Wort des Dankes mit. Abschießend gilt es, die Effektivität der Besprechung kritisch zu hinterfragen und eventuelle Lehren für die Zukunft zu ziehen.

Sie haben einen weiteren Tipp für die Leser unseres Blogs? Dann freuen wir uns sehr über Ihr Feedback!

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